Pomoc

Niezalogowany Użytkownik systemu

System TRANS-TACHO Użytkownikom niezalogowanym umożliwia dostęp do następujących informacji publicznych:

  • opis realizowanych usług;
  • lokalizacja warsztatów tachografów oraz podmiotów szkolących;
  • rejestry publiczne:
    • podmiotów posiadających zezwolenie;
    • wydanych decyzji – zezwoleń w zakresie tachografów;
    • certyfikatów podmiotów szkolących;
    •  świadectw homologowanych typów tachografów i elementów składowych tachografów;
    •  typów tachografów i elementów składowych tachografów homologowanych przez właściwe organy krajów UE.

Sposób poruszania się po rejestrach publicznych opisano w filmie instruktażowym.

Adres serwisu: www.trans-tacho.gum.gov.pl

 

1.    Rejestracja użytkownika w Systemie TRANS-TACHO

Przed przystąpieniem do założenia konta należy podjąć decyzję odnośnie do sposobu logowania do systemu TRANS-TACHO po założeniu konta. Do wyboru są cztery opcje logowania, poprzez:

  • Węzeł Krajowy
  • Certyfikat Kwalifikowany
  • konto GUM ŚWITEŹ
  • login i hasło

A.    Rejestracja z wykorzystaniem Profilu Zaufanego

Jeśli preferowane jest logowanie poprzez Węzeł Krajowy, Certyfikat Kwalifikowany lub konto GUM ŚWITEŹ, aby zarejestrować konto należy przejdź do zakładki Zaloguj, znajduje się w prawym górnym rogu ekranu, a następnie wybrać odpowiedni kafelek: Węzeł Krajowy lub Certyfikat Kwalifikowany lub GUM ŚWITEŹ. Wówczas konto użytkownika zewnętrznego zostaje założone automatycznie.

B.    Rejestracja z wykorzystaniem loginu i hasła

Jeśli preferowaną metodą logowania jest podanie loginu i hasła, najpierw należy zarejestrować konto. W celu rejestracji konta kliknij na link Rejestracja, znajduje się w prawym górnym rogu ekranu, w następnym kroku wypełnij pola formularza „Rejestracja użytkownika”. Zapoznaj się z regulaminem, a następnie zaakceptuj jego treść. Zatwierdź wprowadzone dane klikając przycisk Utwórz konto.
Konto zostanie aktywowane po uruchomieniu linku aktywującego, przesłanego na adres mailowy wskazany w formularzu rejestracyjnym.
Po aktywacji konta zostanie przesłany kolejny email z informacją o loginie dla Użytkownika. W celu uzyskania dostępu do wszystkich funkcjonalności Systemu konieczne jest potwierdzenie tożsamości drogą elektroniczną (Węzeł Krajowy, Certyfikat Kwalifikowany) lub podczas wizyty w urzędzie.
Po zarejestrowaniu konta za pomocą loginu i hasła nie ma możliwości zalogowania się na to samo konto przy pomocy Węzła Krajowego lub Certyfikatu Kwalifikowanego.
Proces rejestracji można obejrzeć na filmie instruktażowym.

C.    Rejestracja konta firmowego

W celu założenia konta firmowego należy zalogować się do systemu, z wykorzystaniem Węzła Krajowego, Certyfikatu Kwalifikowanego lub konta w systemie GUM ŚWITEŹ, na konto użytkownika osoby fizycznej. W kolejnym kroku należy dodać, w profilu użytkownika osoby fizycznej, konto firmowe poprzez:

  • wybranie przycisku + Dodaj konto firmowe,
  • wypełnienie formularza,
  • wygenerowanie wniosku.

W przypadku złożenia wniosku przez osobę prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą konto takie założy się automatycznie.
W przypadku zakładania konta firmowego przez pełnomocnika, wypełnione pełnomocnictwo, którego przykładowy wzór dostępny jest tutaj, należy przesłać do Głównego Urzędu Miar z wykorzystaniem formy:  

a.    elektronicznej

  • formularz pisma ogólnego w TRANS-TACHO złożony przez osobę fizyczną, do którego zostanie dołączony załącznik – pełnomocnictwo np. ze wzoru przygotowanego przez GUM (rekomendujemy plik pdf) zawierający elektroniczny podpis mocodawcy;
  • ePUAP;

b.    papierowej

  • tradycyjna wysyłka Poczta Polska/firma kurierska;
  • osobiście w kancelarii głównej GUM.

Administrator systemu (pracownik GUM), aby zatwierdzić konto firmowe, weryfikuje umocowanie danej osoby do reprezentacji danej firmy, np. poprzez sprawdzenie danych rejestrowych w CEIDG/KRS lub weryfikację pełnomocnictwa.
Proces zakładania konta firmowego można obejrzeć na filmie instruktażowym.


2.    Logowanie do Systemu TRANS-TACHO

W celu zalogowania się do Systemu TRANS-TACHO należy mieć założone konto w systemie. Interesant, który wybrał metodę logowania poprzez login i hasło, aby w pełni korzystać z wszystkich funkcjonalności musi potwierdzić swoją tożsamość korzystając z Profilu Zaufany.
Logując się do Systemu należy skorzystać metody wybranej podczas rejestracji konta (dla trzech z nich przygotowano filmy instruktażowe, dostępne po kliknięciu w wybraną metodę logowania):

W tym celu należy przejść do zakładki Zaloguj, znajduje się w prawym górnym rogu ekranu, a następnie wybrać odpowiedni kafelek: Węzeł Krajowy, Certyfikat Kwalifikowany, GUM ŚWITEŹ lub kliknąć znajdujący się poniżej link „Zaloguj loginem i hasłem”
Po zalogowaniu się do Systemu TRANS-TACHO użytkownik ma dostęp do większej ilości funkcji w tym:

  • danych zgromadzonych w Profilu Interesanta;
  • udostępnionych usług publicznych i wypełnienia formularzy elektronicznych udostępnionych w ramach poszczególnych usług;
  • przesłania podpisanego dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami
  • podpisania wysyłanych dokumentów podpisem elektronicznym
  • wniesienia należnej opłaty;
  • sprawdzenia stanu sprawy;
  • uzupełnienia już przesłanych dokumentów;
  • odebrania decyzji administracyjnej (jeżeli będzie wydana) lub pisma wystosowanego w realizowanej sprawie.


3.    Przeglądanie treści

Zalogowany Użytkownik systemu

Podsystem Klienta TRAN-TACHO udostępnia jeden spójny standard wyświetlania danych tabelarycznych. Dzięki nim Użytkownik jest w stanie w szybki i prosty sposób odnaleźć m.in. interesujący go podmiot realizujący daną usługę lub dokument udostępniony w ramach danej usługi. Poprzez zastosowanie widoku danych w postaci tabelarycznej Interesant ma możliwość przeszukiwać dane, sortować je po wybranej kolumnie, odświeżać i stronicować.

Użytkownik zalogowany do Podsystemu Klienta TRANS-TACHO posiada dostęp do:

  • danych zgromadzonych w Profilu Interesanta;
  • skorzystania i wypełnienia formularzy elektronicznych udostępnionych w ramach poszczególnych usług;
  • przesłania podpisanego dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami do wybranej Jednostki;
  • podpisania wysyłanych dokumentów podpisem elektronicznym weryfikowanym przez certyfikat kwalifikowany bądź Profilem Zaufanym, wniesienia należnej opłaty;
  • sprawdzenia statusu sprawy;
  • odebrania decyzji administracyjnej (jeżeli będzie wydana) lub pisma wystosowanego w realizowanej sprawie.

Dodatkowo Użytkownik posiada również dostęp do otrzymanych Powiadomień i zarządzania nimi w systemie.

Z każdej sekcji znajdującej się na sttronie głównej podsystemu Klienta można wybrać dostępną dla użytkownika usługę.
Na dole strony znajduje się stopka z podstawowymi informacjami, pomocą oraz kontaktem do Urzędu.
W celu wyboru właściwej usługi, z której chcemy skorzystać, należy wybrać kafelek dotyczący interesującej Użytkownika usługi. Na stronie głównej systemu zamieszczono pasek z czterema kafelkami odpowiadającymi czterem zakresom certyfikacji, za ich pomocą w przyjazny sposób można zrealizować swoje sprawy online.
Po kliknięciu w interesujący Użytkownika zakres certyfikacji ukaże się lista z poszczególnymi usługami. Przy każdej z usług zamieszczono podstawowe informacje, takie jak: opis, wymagane dokumenty, termin załatwienia sprawy czy opłaty związane z jej realizacją. Po prawej stronie zamieszczono podręczne menu. Na jego szczycie znajduje się belka „Załatw sprawę przez portal” umożliwiający załatwienie sprawy online. Poniżej belki umieszczono nawigację umożliwiającą przejście do odpowiedniego fragmentu opisu usługi.


4.    Wyszukiwanie usług

Zalogowany Użytkownik systemu

W Podsystemie Klienta dostępne są dwie wyszukiwarki:

  • wyszukiwarka ogólna – znajdująca się na stronie głównej Podsystemu Klienta, przeszukująca wszystkie podstrony Podsystemu Klienta oraz Katalogu Usług
  • wyszukiwarka w kontekście konkretnego zestawienia – znajdująca się w konkretnym zestawieniu Podsystemu Klienta. Takim zestawieniem może być wybrany Rejestr publiczny lub np. zestawienie „Moje sprawy”

Sposób działania wyszukiwarek polega na:

  • wpisaniu dowolnej frazy w polu „Szukaj...” i wybraniu przycisku lupy - znajdującego się obok lub Enter na klawiaturze
  • wyświetleniu wyników wyszukiwania w postaci listy rekordów spełniających warunki określone przez Użytkownika
  • nie stosuje się znaków specjalnych w wyszukiwarce​​​​​​


5.    Opis usługi

Dostęp do szczegółowego opisu każdej usługi posiada zarówno Użytkownik zalogowany jak i niezalogowany.

Zalogowany Użytkownik systemu
W menu znajdującym się po prawej stronie karty usługi, znajdzie aktywna belka „Załatw sprawę przez portal”.

Niezalogowany Użytkownik systemu
W menu znajdującym się po prawej stronie karty usługi, znajdzie nieaktywny kafelek „Załatw sprawę przez portal”. Po najechaniu kursorem na belkę pojawi się informacja o konieczności zalogowania.

 

6.    Wypełnianie wniosku elektronicznego

Zalogowany Użytkownik systemu

Po zapoznaniu się z opisem szczegółowym usługi Użytkownik przystępuje do wypełnienia wniosku za pomocą polecenia "Załatw sprawę".

W trakcie wypełniania formularza automatycznie, przy jego pierwszym otwarciu, uzupełnione zostają dane znane urzędowi. Do pól wniosku przenoszone są dane wnioskodawcy z profilu Użytkownika. Na formularza wniosków są dostępne funkcjonalności sprawdzenia danych wnioskodawcy w systemach REGON, KREPTD oraz CEIDG. Po sprawdzeniu danych, Użytkownik podejmuje decyzję, czy wykorzystać dane z rejestru publicznego czy też pozostawić dane z profilu użytkownika.

Podczas wypełniania formularza System na bieżąco sygnalizuje ewentualne błędy wprowadzonych danych na podstawie zastosowanych reguł walidacyjnych oraz oznacza pola wymagane do uzupełnienia. Mechanizm walidacji formularzy w systemie umożliwia poprawę błędnie wypełnionych pól. Na formularzu błędnie wyświetlone pole zostaje podświetlone, wyświetlony zostaje również komunikat wskazujący na błąd walidacji.

Długość formularza do uzupełnienia i miejsce, w którym momencie znajduje się Użytkownik pokazuje pasek postępu z informacją o danej pozycji.

 

Załączniki:

  • w każdym formularzu znajduje się sekcja Załączniki, gdzie dodawane są elektroniczne dokumenty jako załączniki do wniosku
  • należy wpisać Nazwę załącznika, następnie kliknąć na przycisk "Zapisz"
  • przy nazwie pojawił się przycisk "Dodaj plik", gdzie można wskazać plik z innego źródła
  • przy każdej pozycji załącznika można Edytować nazwę lub Usunąć załącznik
  • przycisk Dodaj załącznik umożliwia dodanie kolejnej pozycji
  • po dołączeniu potrzebnych załączników należy wybrać przycisk "Dalej"

 

Oświadczenia:

Jednym z etapów wypełnienia formularza jest uzupełnienie informacji o niezbędnych oświadczeniach co do sposobu realizacji wniosku, sposobu otrzymania odpowiedzi oraz zgody na przetwarzanie danych osobowych.

 

Termin realizacji i płatność:

Podczas wypełniania formularza dostępna jest sekcja związana z terminami realizacji danej usługi
i płatnościami. Prezentowane są Przewidywane terminy realizacji oraz kwoty podlegające uiszczeniu.

 

Podgląd:

Po wypełnieniu formularza istnieje możliwość podglądu uzupełnionego wniosku
z wprowadzonymi danymi oraz zapisanie wersji roboczej.

 

Podpis i wysłanie:

Przed wysłaniem wniosku dokument wymaga podpisania. Należy użyć jednej z poniższych opcji w celu złożenia podpisu i odblokowania wysyłki dokumentu.
Dostępne są trzy opcje podpisu wniosku elektronicznego:

  • Podpisz Profilem Zaufanym
  • Podpisz certyfikatem kwalifikowanym
  • Przekaż do podpisu
  • Podpis e-dowodem z warstwą cyfrową odbywa się w sposób analogiczny jak podpisanie dokumentu certyfikatem kwalifikowanym.

Profil Zaufany to bezpłatna metoda potwierdzania tożsamości i podpisywania dokumentów przez obywateli Polski w elektronicznych systemach administracji publicznej. W celu dokonywania elektronicznego podpisu dokumentów z wykorzystaniem PZ należy wcześniej posiadać potwierdzony profil w systemie https://pz.gov.pl. Użytkownicy mogą potwierdzić swoją tożsamość w systemie Profilu Zaufanego za pomocą logowania przez bank, e-dowód oraz wizytę w urzędzie. Szczegółowe informacje dotyczące Profilu Zaufanego można znaleźć na stronie https://pz.gov.pl.
Po wybraniu operacji „Podpisz Profilem Zaufanym” użytkownik zostaje przekierowany do zewnętrznego serwisu. W systemie PZ zostanie wyświetlony podgląd podpisywanego dokumentu. Po zweryfikowaniu danych w dokumencie użytkownik dokonuje podpisu poprzez zatwierdzenie operacji w kolejnych krokach. W celu podpisu dokumentu Profilem Zaufanym należy jako sposób podpisu wybrać „Podpis zaufany”, a następnie „Profil Zaufany”.

Na numer telefonu skojarzony z wybranym Profilem Zaufanym zostaje wysłana (przez Profil Zaufany) wiadomość wraz z kodem autoryzacyjnym. Kod ten należy podać w następnym oknie i wybrać przycisk "Potwierdź".

Jeśli operacja wykonywania podpisu przebiegła nieprawidłowo, wówczas system wyświetli odpowiedni komunikat. Do momentu wykonania prawidłowego podpisu przycisk Wyślij wniosek jest nieaktywny lub informuje o wymagalności podpisu.

  • Podpisz certyfikatem kwalifikowanym

Podpis certyfikatem kwalifikowanym to elektroniczny podpis równoważny podpisowi własnoręcznemu. Do złożenia podpisu służy aplikacja Comarch INK.
Podpis certyfikatem polega na podpisaniu wysyłanych dokumentów podpisem elektronicznym. Aby tego dokonać, należy w kroku Podpis i wysłanie wybrać Podpisz certyfikatem kwalifikowanym. Po wybraniu tej opcji system wyświetli stronę, za pomocą której można podpisać dokument.
Po wybraniu opcji Podpisz certyfikatem kwalifikowanym przeglądarka automatycznie wyświetla okno komponentu podpisu z możliwością wyboru certyfikatu jakim ma zostać podpisany dokument.
Jeśli operacja wykonywania podpisu przebiegła nieprawidłowo, wówczas system wyświetla odpowiedni komunikat. Do momentu wykonania prawidłowego podpisu przycisk Wyślij wniosek jest nieaktywny lub informuje o wymagalności podpisu.

  • Przekaż do podpisu innej osobie

Trzecim sposobem na przekazanie dokumentu do jednostki jest możliwość przekazania
do podpisu innej osobie, która również musi posiadać założone i autoryzowane konto. Po wybraniu tej opcji, na stronie wyświetlony zostanie link, który należy udostępnić właściwej osobie z możliwością złożenia podpisu elektronicznego.
Po prawidłowym podpisaniu formularza w dolnej części strony dostępny jest przycisk "Wyślij wniosek".

System TRANS-TACHO umożliwia weryfikację czy składany wniosek nie pokrywa się z zakresem posiadanej przez Wnioskodawcę decyzji. W przypadku decyzji dotyczących usługi certyfikacji technika weryfikacja obejmuje sprawdzenie czy dla danego nr PESEL wnioskodawcy i dla danego rodzaju tachografu (cyfrowy/analogowy/cyfrowy lub analogowy) nie został już wydany certyfikat technika CT.
W zakresie usług certyfikacji warsztatu tachografów weryfikacja obejmuje sprawdzenie czy dla danego numeru NIP nie istnieje aktywna decyzja DT.
W zakresie certyfikacji podmiotu szkolącego weryfikacja obejmuje sprawdzenie czy dla danego numeru NIP nie został już wydany certyfikat podmiotu szkolącego.


7.    Zarządzanie profilem

Użytkownik posiada możliwość zmiany danych w swoim profilu. Funkcjonalność ta dostępna jest
w ustawieniach konta. Należy kliknąć nazwę swojego użytkownika w prawym górnym rogu ekranu a następnie kliknąć w ikonkę użytkownika na pojawiającym się okienku. Nastąpi przekierowanie do "Profilu użytkownika"
Korzystając z tych ustawień można uzupełnić lub zmienić dane kontaktowe oraz korespondencyjne.
Kliknij na przycisk Edytuj dane. Uzupełnij/zmodyfikuj swoje dane adresowe:

  • zaktualizuj adres mailowy;
  • zmodyfikuj numer telefonu;
  • zmień awatar.

Zapisz zmiany.


8.    Zapomnienie Użytkownika w systemie

Zalogowany Użytkownik systemu
Zalogowany Użytkownik systemu wybiera w pasku menu głównego „Zarządzanie e-Usługami”, po rozwinięciu menu należy wybrać „Wniosek o usunięcie danych” a następnie kliknąć w link "Wniosek o uzunięcie danych".


9.    Zgłaszanie błędów funkcjonowania Systemu

Zalogowany i niezalogowany Użytkownik systemu
W celu zgłaszania błędu użytkownik może wybrać jedną z dwóch dostępnych metod:

  • link w stopce strony „Zgłoś problem działania systemu”;
  • formularz kontaktowy umieszczony w Module Wirtualnego Doradcy i Live Chat

Zalogowany Użytkownik systemu
Użytkownik zalogowany ma do swojej dyspozycji trzecią metodę zgłaszania błędów - „Podsystem zgłoszeniowy”. W celu przejścia do podsystemu należy z menu głównego wybrać link "Strona startowa", a następnie wybrać kafelek "Podsystem zgłoszeniowy". Następnie z menu wideczonego na górze strony należy wybrać "Nowe zagadnienie" i dokonać zgłoszenia poprzez uzupełnienie danych. W celu zatwierdzenia zgłoszenia wybierz "Stwórz".